Dịp cuối năm thường được ví như mùa của các chương trình du lịch khen thưởng khách hàng, đại lý, tổng kết cuối năm của các doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp. Các hoạt động trong dịp này thường gắn kết và  thể hiện bản sắc văn hóa riêng của từng doanh nghiệp và qua đó tăng cường sự gắn kết nội bộ trong doanh nghiệp hoặc mối quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Từ nhiều năm nay, du lịch MICE cuối năm kết hợp khen thưởng, tổng kết đã được nhiều công ty coi là hoạt động thường niên không thể thiếu trong chương trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, khen thưởng nhân viên, khác hàng. Loại hình du lịch này thường gắn với động lực team builing, tiệc Gala Dinner, các trò chơi mang ý nghĩa nâng cao tinh thần tập thể giữa nhân viên với công ty, giữa khách hàng với công ty và giữa nhân viên với chính gia đình của mình. Cùng với sự phát triển của kinh tế và mô hình doanh nghiệp đa dạng, du lịch MICE đang không ngừng mở rộng điểm đến ra nhiều nước như Mỹ, khu vực châu Âu, Trung Quốc, Hồng Kông – Macao, Úc, Nam Phi, Canada, Nhật, Hàn Quốc, Nga...

Tùy vào khả  năng tài chính và mức độ kinh doanh hiệu quả  từng năm mà doanh nghiệp quyết định chọn  đối tác là các công ty lữ hành để xây dựng chương trình MICE khen thưởng, tổng kết phù hợp. Nhưng quan trọng nhất vẫn là phải tổ chức được hành trình chất lượng, nội dung đáp ứng đúng đặc thù nghề nghiệp và sở thích của nhân viên, khách hàng. Chỉ những công ty du lịch có bề dày kinh nghiệm tổ chức MICE mới đáp ứng được các tiêu chí tương đối khắt khe này.

Các doanh nghiệp ngày càng quan tâm hơn đến đời sống tinh thần của nhân viên, khách hàng, gia đình nhân viên và khách hàng thông qua những đợt du lịch khen thưởng hấp dẫn ví như đi Thượng Hải, Đài Loan dự triển lãm; tổng kết cuối năm tại Hàn Quốc, Thái Lan, Singapore, Malaysia...; nghỉ dưỡng tại các resort sang trọng ở Nha Trang, Hội An, Đà Nẵng... Khách du lịch theo loại hình MICE kết hợp khen thưởng sẽ trực tiếp cảm nhận được sự quan tâm ân cần, chế độ chăm sóc chu đáo của công ty dành cho nhân viên thông qua các dịch vụ như điểm tham quan, khách sạn, bữa ăn, hoạt động vui chơi tập thể, Gala Dinner, quà tặng, hướng dẫn viên, pano đón tiếp...

Du lịch MICE thường gắn với đoàn khách có số lượng lớn người tham gia kèm theo yêu cầu riêng về văn hoá công ty, uy tín thương hiệu, khả năng tài chính… Để chuẩn bị chu đáo cho các chương trình cuối năm, các doanh nghiệp hiện đang gửi gắm niềm tin vào đơn vị lữ hành mình đã lựa chọn với tiêu chí phải cung cấp chất lượng dịch vụ tốt với hệ thống dịch vụ phong phú, đội ngũ hướng dẫn viên trẻ - năng động - cống hiến- sáng tạo, chi phí cạnh tranh, mạng lưới đối tác toàn cầu, chính sách chăm sóc khách hàng, bảo hiểm miễn phí và quản lý chất lượng ISO chặt chẽ…

Hiện Saigontourist tiếp tục đứng đầu trong việc tổ chức các chương trình MICE - kết hợp tham quan với hoạt động xây dựng tinh thần tập thể (team-building), hội nghị, tổng kết - khen thưởng; thiết kế tour tham quan đặc sắc theo yêu cầu riêng của khách đoàn lớn, với dịch vụ trọn gói từ tiết kiệm đến cao cấp.

Đặc biệt, trong dịp cuối năm, các doanh nghiệp trên toàn quốc đặt dịch vụ MICE của Saigontourist sẽ mang đến cho nhân viên, đại lý, khách hàng của mình nhiều cơ hội trúng các giải thưởng đặc biệt: Tour 5 châu Á, Âu, Phi, Mỹ, Úc trị giá 171 triệu đồng; tour Bờ Tây Hoa Kỳ 44 triệu đồng và tour Paris 35 triệu đồng. Bên cạnh đó, đến hết 31/12/2009, Saigontourist tiếp tục áp dụng chương trình tặng phiếu giảm giá cho khách đoàn, khách MICE: Giảm 5% tour trong nước, giảm 5 USD tour nước ngoài, giảm 50 - 200 USD dịch vụ, tư vấn du học. Khách hàng doanh nghiệp có thể đặt yêu cầu tour MICE trong nước trực tiếp tại www.dulichtietkiem.com hoặc liên hệ: Du lịch MICE trong nước - Anh Hải Sâm (haisam@saigontourist.net hoặc 0913753769); Du lịch MICE nước ngoài - Anh Đình Tuấn (dinhtuan@saigontourist.net hoặc 0909000369)

Thông tin tham khảo:

Du lịch MICE – Những điều du khách cần quan tâm

Trong thời gian vừa qua, loại hình du lịch MICE (MICE - Du lịch kết hợp hội nghị, hội chợ, khuyến khích – khen thưởng nhân viên) đã phát triển khá mạnh tại Việt Nam. Du lịch MICE không chỉ giúp tăng đáng kể lượng khách hàng năm mà còn góp phần thay đổi công nghệ làm du lịch thông qua những phương thức mới mẻ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe, đa dạng của đối tượng khách hàng là các tập đoàn, công ty, doanh nghiệp... Tuy nhiên, không phải công ty lữ hành nào cũng có đủ năng lực triển khai quy trình MICE một cách chuyên nghiệp. Điều quan trọng là phía đơn vị tổ chức cần có nhận thức đúng về du lịch MICE và phía khách hàng cần quan tâm tìm hiểu một số nội dung trước khi chọn đơn vị tổ chức du lịch MICE. 

Thương hiệu 

Đặc thù của du lịch MICE là những đoàn khách với số lượng lớn người tham gia, tuỳ từng doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp, trường học… lại có những yêu cầu riêng về loại hình MICE cho nhân viên, khách hàng của mình để phù hợp yếu tố văn hoá công ty, uy tín thương hiệu… Chính vì vậy, yếu tố hàng đầu khách hàng nên quan tâm khi chọn đơn vị tổ chức tour MICE chính là uy tín thương hiệu của đơn vị tổ chức. Đơn vị lữ hành lớn có uy tín trong và ngoài nước sẽ có lợi thế trong việc đảm bảo phục vụ tốt các khách đoàn lớn, từ tiêu chí du lịch, các hoạt động trong suốt hành trình cho tới vấn đề nhà hàng, khách sạn đạt chuẩn và không bị động trong mọi tình huống phát sinh. Hàng năm, Tổng cục Du lịch VN và Hiệp hội Du lịch VN đều bình chọn những thương hiệu lữ hành hàng đầu Việt Nam trên các tiêu chí về doanh thu, sản phẩm, tăng trưởng bền vững, đóng góp cho xã hội... Với kết quả tăng trưởng liên tục và bền vững, hiện nay, Saigontourist tiếp tục được bình chọn là Thương hiệu Lữ hành hàng đầu 2008 tại Việt Nam trong cả hai lĩnh vực du lịch quốc tế và du lịch nội địa, đồng thời được chọn là 1 trong 30 doanh nghiệp tiêu biểu trên cả nước tham gia chương trình “Thương hiệu quốc gia” của Chính phủ Việt Nam.

Kinh nghiệm để nhận diện một thương hiệu du lịch uy tín chính là ở chất lượng dịch vụ tốt với hệ thống dịch vụ phong phú, có đối tác là các khách sạn – resort rộng khắp cả nước, kinh nghiệm tổ chức chuyên nghiệp cùng tính sáng tạo trong tổ chức, các trò chơi vận động (team-building) phong phú, đội ngũ hướng dẫn viên kinh nghiệm, năng động, mạng lưới đối tác toàn cầu, chính sách chăm sóc khách hàng, chính sách bảo hiểm và quản lý chất lượng ISO chặt chẽ…

Tính chuyên nghiệp trong tư vấn - tổ chức - điều hành

Thực tế, chỉ các đơn vị lữ hành triển khai chương trình MICE chuyên nghiệp mới có thể tư vấn kỹ và giúp khách hàng giảm thiểu những chi phí tốn kém không cần thiết cho chính khách hàng. Thông thường, công tác tiền trạm cho những chương trình MICE quy mô lớn đều được chuẩn bị kỹ lưỡng trong nhiều tháng để có đầy đủ thông tin tư vấn chi tiết cho khách hàng.

Việc  đơn vị lữ hành có khả năng thiết kế  nhiều dòng sản phẩm đa dạng cũng sẽ giúp khách hàng dễ lựa chọn phương thức, kinh phí cho chương trình MICE của mình đồng thời tận dụng được nguồn nhân lực đã được đào tạo, huấn luyện kỹ càng, chuyên sâu do đơn vị tổ chức MICE cung cấp. Saigontourist hiện là đơn vị duy nhất phát triển chuyên nghiệp các dòng sản phẩm đa dạng từ du lịch tiết kiệm IKO Travel đến du lịch cao cấp Premium Travel.

Nhìn sâu vào cơ cấu tổ chức của một đơn vị lữ hành biết cách làm MICE chuyên nghiệp, thường phải có đội ngũ chuyên viên riêng ví như “đội đặc nhiệm” phục vụ  du lịch MICE. Các chuyên viên này luôn có tính năng động, sáng tạo và được đào tạo liên tục nhằm đảm bảo tất cả các khâu chuẩn bị đến điều hành chung đều thông suốt khi triển khai chương trình MICE trên thực tế.

Tính sáng tạo và  ý nghĩa xã hội thông qua chương trình MICE

Gần đây, nhiều khách hàng có xu hướng chọn các chương trình MICE kết hợp các hoạt động xây dựng tinh thần tập thể (team-building), chương trình gắn kết với hoạt động xã hội, cộng đồng và môi trường bên cạnh các chương trình kết hợp hội nghị, khảo sát thị trường. Các loại hình này đòi hỏi các đơn vị tổ chức phải có kinh nghiệm thực tế và tính sáng tạo trong công tác tổ chức MICE, có mối quan hệ đối tác sâu rộng trong và ngoài nước đồng thời khâu điều hành luôn đảm bảo thông suốt, linh hoạt, đặc biệt am hiểu sâu rộng cả về văn hoá và đời sống đa dạng vùng miền.

Hiện nay, các đoàn MICE lớn thường tổ chức đấu thầu  để lựa chọn đơn vị lữ hành đưa ra được dự án phù hợp nhất, ấn tượng nhất. Vì vậy, nếu không có những  sáng tạo về nội dung chương trình tour, trò chơi, hình thức sinh hoạt, điểm đến… thì rất khó thuyết phục khách hàng. Vừa qua, Saigontourist đã trúng thầu khi triển khai nhiều chương trình MICE gắn kết hài hòa với lợi ích xã hội như: tổ chức trồng cây xanh phủ vùng đất trống đồi núi trọc, tặng quà tình nghĩa cho người có hoàn cảnh khó khăn, thăm các trại nuôi dưỡng trẻ em khuyết tật… tại các điểm đến tham quan.

Chi phí  hợp lý phù hợp ngân sách doanh nghiệp 

Đoàn MICE càng lớn càng phải chi tiết tối đa hành trình, hoạt động để cân đối kinh phí. Thực tế cho thấy dịch vụ MICE tốt nghĩa là phải hỗ trợ khách hàng tiết kiệm tốt nhất cả về thời gian chuẩn bị và chi phí, ngân sách tổ chức, đặc biệt trong tình hình kinh tế nhiều biến động hiện nay. Theo phân tích của Saigontourist thì đơn vị triển khai du lịch MICE cần hiểu và nắm chắc các chuẩn mực về du lịch MICE và linh hoạt, sáng tạo trong thực tiễn triển khai tại VN. Nếu chỉ nhận hợp đồng thực hiện chương trình MICE rồi chia nhỏ từng gói hoạt động như Gala Dinner, thuê xe, bố trí hội nghị hội thảo… cho nhiều công ty chuyên về sự kiện khác đảm nhận sẽ khiến giá thành chung của tour MICE tăng cao gây thiệt thòi cho khách, yếu tố chuyên nghiệp về MICE cũng không được cải thiện và dễ nảy sinh biến cố không đáng có. Ở Saigontourist, du lịch MICE phải thực hiện đúng quy trình: phải lên được ý tưởng sáng tạo và phù hợp yêu cầu khách hàng, lập dự án chi tiết, thuyết trình và thuyết phục, thực hiện trọn gói để chủ động trong mọi khâu đồng thời giúp đối tác dễ dàng giám sát chặt chẽ chương trình. 

Có quan hệ liên kết trong và ngoài nước tốt 

Từ năm 2003, Câu Lạc Bộ MICE Việt Nam (Vietnam MICE Club) đã  được thành lập gồm Vietnam Airlines, Saigontourist và các khách sạn, resort 4-5 sao trên toàn quốc. Yếu tố liên kết để cùng phát triển du lịch MICE này đã tạo ra nhiều lợi thế cho không chỉ đơn vị tổ chức MICE mà khách hàng cũng hưởng nhiều ưu đãi: được hỗ trợ tối đa và giảm chi phí khi sử dụng dịch vụ của các Hãng hàng không, khách sạn, nhà hàng trong cùng hệ thống CLB MICE Vietnam.  

Một  đại diên của Saigontourist cũng cho biết “Trong tình hình kinh tế hiện nay, từ đầu 2009, trên cơ  sở hợp tác với các đối tác nước ngoài, Saigontourist đã tư vấn cho nhiều đoàn MICE chuyển hướng sang các chương trình tiết kiệm IKO Travel tới Hàn Quốc, Thái Lan, Trung Quốc… với nhiều ưu đãi về chi phí”. Hiện nay, giá thành tour MICE nước ngoài của Saigontourist đã tiết giảm chi phí cho khách hàng so với trước đây từ 10-30% thông qua sự hợp tác với các đối tác cũng như áp dụng vào từng thị trường, từng sản phẩm.  

Hướng dẫn viên 

Hướng dẫn viên được ví là bộ mặt, linh hồn của  đơn vị lữ hành bởi đặc thù công việc tiếp xúc trực tiếp và theo suốt du khách trong hành trình du lịch. Tư chất thông minh linh hoạt, cách thức giao tiếp cởi mở thân thiện, kiến thức du lịch vững vàng và am hiểu đời sống, nhanh nhẹn và sốc vác trong hỗ trợ du khách… là tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hướng dẫn viên.

Để có những hướng dẫn viên tốt, đặc biệt cho du lịch MICE, các đơn vị lữ hành phải xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nhân lực liên tục, hiệu quả. Được biết, Saigontourist hàng năm đều thực hiện Chương trình kiểm tra hướng dẫn viên định kỳ, qua đó kỹ năng phục vụ khách MICE cơ bản được trang bị và nâng cao cho tất cả hướng dẫn viên, riêng loại hình MICE cao cấp hiện nay Công ty đã đào tạo được khoảng 40 hướng dẫn viên giàu kinh nghiệm.  Để có một dự án về MICE vừa hấp dẫn vừa mới mẻ trình lên đối tác khách hàng quen thuộc hàng năm, đội ngũ thiết kế trò chơi (team building) phải liên tục đưa ra được những hình thức sinh hoạt tập thể vui nhộn, phù hợp và ý nghĩa trong đó có sự đóng góp tích cực của đội ngũ hướng dẫn viên. Tại Saigontourist, các cuộc thi sáng tạo trò chơi team-building thường xuyên được tổ chức để làm giàu kho tư liệu và làm dày hồ sơ dự án trình khách hàng.  

Bảo hiểm 

Dịch bệnh, thiên tai, sơ suất mất giấy tờ tuỳ thân (hộ chiếu, vé máy bay), thất lạc hành lý… là  những nỗi lo thường trực của du khách. Và các hãng lữ hành luôn phải chuẩn bị chu đáo cho những tình huống này. Bảo hiểm du lịch là vấn đề khách hàng nên tìm hiểu kỹ lưỡng trong quá trình xét chọn đơn vị tổ chức. Danh mục bảo hiểm luôn phải được đặt vào vị trí ưu tiên trong các buổi thuyết trình, đấu thầu dự án MICE từ lớn đến nhỏ bởi đây là quyền lợi thiết thực của du khách. Cho đến nay, cũng chỉ riêng ở Saigontourist thực hiện được chương trình quà tặng đặc biệt dành cho khách hàng: miễn phí bảo hiểm du lịch toàn cầu của Tập đoàn bảo hiểm Hoa Kỳ AIG áp dụng cho cả trường hợp khủng bố, thiên tai, dịch bệnh, trong đó có trường hợp cúm A/H1N1 với mức bảo hiểm tối đa từ 10.000- 50.000 USD/khách/vụ. 

Trước khi đặt tour, khách hàng nên nghiên cứu chi tiết các điều khoản, phạm vi bảo hiểm trong trường hợp xảy ra rủi ro, đặc biệt khi du lịch nước ngoài.

Làm MICE đúng kiểu, tận hưởng MICE đúng cách 

Từ những yếu tố mang tính cốt yếu để nhận diện nhà tổ chức MICE chuyên nghiệp kể trên, hy vọng phần nào giúp khách hàng có những lựa chọn đúng đắn. Làm MICE đúng kiểu, tận hưởng MICE đúng cách, điều này sẽ giúp thay đổi cả tâm lý, cách nhìn nhận về tour trong nước hiện nay. Nếu du lịch MICE đi đúng hướng sẽ góp phần thổi luồng sinh khí sôi động và được đội ngũ điều hành tour, hướng dẫn viên áp dụng trong cả các tour truyền thống, thuần tuý khác để du khách có những cảm xúc mới mẻ ngay ở những điểm đã nhiều lần đến tham quan.